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Cómo organizar un evento en 7 días
13 Agosto, 2019

Cómo organizar un evento en 7 días 

 

Organizar un evento precisa la contemplación de numerosos aspectos tanto internos como externos, a sabiendas de que sin importar el tipo de evento que sea, ( de deporte, cultura, empresa, social o de recaudación) siempre tendrán cabida los imprevistos.  Para que todo funcione correctamente y puedas prevenir los riesgos de “último minuto”, siéntate, despeja tu mesa, saca aquel bloc de notas a estrenar que compraste hace 2 años y elabora una lista con tus recursos y preferencias. Nosotros te guiamos en el proceso de organización siguiendo esta pauta de “7 días” (o pasos) que te permitirá convertirte en el experto en organización de eventos. 

 

Día 1: Planteamiento inicial

 

Antes de frustrarse con los preparativos hay que dejar por escrito una serie de estatutos que definirán el tipo de evento de forma global. Las cuestiones a resolver son: 

 

  1. ¿Por qué se quiere organizar el evento?

  2. ¿Para qué? (fomentar, recaudar o potenciar una marca, temática, o causa, etc)  

  3. ¿A quién irá dirigido?

  4. ¿Cómo se llevará a cabo, externa o internamente?

  5. ¿Qué se quiere conseguir o potenciar?

  6. ¿Cuándo sería ideal hacerlo?

  7. ¿De cuánto presupuesto disponemos?

 

Poner foco a estas preguntas servirá a lo largo del proceso de organización para llevar a cabo una buena toma de decisiones.

Día 2: elaboración de un Briefing 

 

Una vez completado el paso anterior se plantea el briefing, donde aparecerá el objetivo del evento, la parte creativa o de marketing, el público objetivo al que va dirigido, el presupuesto disponible detallado, el programa de desarrollo junto a la fecha y lugar de celebración a confirmar, y las acciones necesarias antes, durante y después del evento. Es importante completarlo detenidamente con cada una de las áreas mencionadas detalladas ya que deberá estar en plena coherencia con el resultado esperado final.

 

Día 3: Invitaciones, sede y fecha del evento

 

No existe evento sin asistentes, entonces piensa, dentro del público objetivo que ya has definido en el primer paso, ¿a cuántas personas vas a invitar? Además, si los separas en distintos grupos o tipos de invitados en base a ciertas características comunes, te facilitará realizar las tareas a porvenir de la forma más efectiva. Ejemplos de tipos de invitados son (presenciales o virtuales, empresa o individual, nacional o internacional, etc.) Cada uno de ellos presenta necesidades distintas tales como acceso a plataforma online, entradas físicas, acomodación y transporte, etc.  Existen diferentes tipos y estilos de invitaciones a escoger según conveniencia siempre y cuando no olvides incluir toda la información relevante en ella. 

 

En cuanto al alquiler del espacio, analiza los que has preseleccionado en base a sus ventajas y desventajas para poder escoger el que te sea más conveniente acorde a tus posibilidades y prioridades. Algunos de los criterios a tener en cuenta son las normas de funcionamiento de la propiedad, el material a disposición, la accesibilidad, las dimensiones y la posibilidad de almacenamiento en el espacio. 

 

Por último, valora qué día es más oportuno celebrar el evento y evita coincidir con días festivos, partidos de fútbol u otros eventos de interés local. 


 

Día 4: Presupuesto, necesidades y patrocinadores

 

Organizar un evento tiene resulta emocionante pero es imprescindible ser lo más realistas posible. La imaginación que nos invade al principio suele estar fuera del alance en términos cuantitativos, así que en este 4º día o paso, hay que bajar de las nubes y fijar un presupuesto inicial

Es difícil prevenir todos los gastos a priori, pero un presupuesto inicial debe incluir los más básicos, como son el alquiler del espacio, la contratación del personal profesional (catering, montaje y desmontaje, equipo técnico, azafatos/as) ,transportes (autocares, coches, chóferes), acreditaciones, merchandise y demás.   

Siempre puedes contemplar la opción de colaborar con otras empresas para compartir gastos o buscar patrocinadores externos que puedan estar interesados en tener visibilidad y repercusión en tu evento según la temática u objetivo y el público objetivo al que va dirigido, a cambio de ofrecer sus productos o servicios.

 

Día 5: Promoción 

 

Ya tienes todos los preparativos de tu evento, para promocionarlo, prepara un plan de márketing y comunicación y crea los anuncios online y offline convenientes. Convoca a los medios de comunicación, reúnete con patrocinadores para que alineen la promoción del evento en sus canales, define hashtags y ¡explota tus redes sociales!

No olvides hacer un seguimiento de las invitaciones y envía recordatorios a los más despistados para que vayan afirmando asistencia

 

Día 6: Ejecución

 

El día del evento es la como “la hora de la verdad”. Te recomendamos realizar una reunión previa con el personal involucrado para repasar el cronograma de actividades, los puntos a destacar, y recordar quienes están a cargo de qué para gestionar cualquier imprevisto que surja de la manera más eficiente posible. Cuantas más previsiones, menos estrés. 

 

Recuerda también añadir márgenes de tiempo entre actividades. Los asistentes no se preocupan en seguir el horario establecido y probablemente se distraigan entre sí haciendo networking por el camino. Para que todo funcione correctamente, trata de “entorpecer” un poco el horario y hacerlo más realista. 

 

Para ser tendencia en las redes, comparte el transcurso del evento con posts o streamings, añade la localización y menciona a las personas que participen o las empresas que colaboren contigo añadiendo contenido visual en todo momento. Utiliza siempre los hashtags y colócalos en el material del evento para que los asistentes puedan etiquetar el contenido que ellos compartan y te den soporte. 

 

Día 7: Medición post-evento

 

Una vez transcurrido el evento, no olvides enviar agradecimientos a todos aquellos que hayan participado o asistido. Después, haz inmersión en las redes y monitoriza tu herramienta de “social listening” para empaparte de opiniones, interacciones y todo tipo de contenido que te relacione. Responde a los mensajes que te hayan enviado, agradece comentarios positivos y resuelve los negativos (si hay). Tener presencia online te ayudará a ganar reputación y conectar mejor con tu audiencia. Para tu próximo evento, ¡seguro que se apuntarán más! 

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